7. Oktober 2026 · Celine Geipel · etwa 6 Minuten Lesezeit
Kurz gesagt: Ein Betrieb automatisiert sein Büro, indem er die wiederkehrenden Schritte zwischen Anfrage und Rechnung miteinander verbindet. Jede Anfrage wird sofort bestätigt, das Angebot geht mit den eigenen AGB hinaus, der Kunde bucht seinen Termin selbst, und nach dem Auftrag entstehen Zahlung und Rechnung ohne Abtippen. Dafür braucht es meist keine neue Software, sondern eine Verbindung der Programme, die schon im Einsatz sind.
In vielen Betrieben ist die eigentliche Arbeit gut organisiert, das Büro drumherum aber nicht. Anfragen bleiben im Postfach liegen, weil gerade niemand Zeit hat. Angebote brauchen Tage, bis sie rausgehen. Ein Termin für eine Besichtigung kostet fünf Telefonate oder zehn Nachrichten. Zahlungen muss man hinterhertelefonieren, und dieselben Kundendaten werden vom Postfach ins Rechnungsprogramm und von dort ins Steuerbüro übertragen.
Das betrifft vor allem Betriebe mit eigenem Büroteam, deren Mitarbeitende einen großen Teil des Tages mit Abtippen und Abstimmen verbringen, und Inhaberinnen und Inhaber, die das Büro neben der eigentlichen Arbeit erledigen. Im Handwerk kommt hinzu, dass tagsüber alle auf der Baustelle sind und Anfragen genau dann eingehen, wenn niemand ans Telefon kann.
Jede Anfrage aus dem Website-Formular oder per E-Mail bekommt sofort eine freundliche Bestätigung, auch abends und am Wochenende. Gleichzeitig landet sie sortiert bei der richtigen Person, mit allen Angaben an einer Stelle.
Angebote und Auftragsbestätigungen gehen mit Ihren eigenen AGB hinaus. Der Kunde nimmt per Klick an, und die Bestätigung folgt automatisch, ohne dass jemand nachfassen muss.
Kunden wählen einen freien Termin aus Ihrem Kalender selbst, etwa für eine Besichtigung, ein Aufmaß oder eine Beratung. Vor dem Termin geht eine Erinnerung hinaus, und kurzfristige Absagen landen sofort bei Ihnen.
Mit dem Auftrag oder der Rechnung bekommt der Kunde einen Zahlungslink, zum Beispiel über Stripe, PayPal oder Mollie. Der Zahlungseingang wird automatisch bestätigt, und das Geld geht direkt auf Ihr Konto.
Die Rechnung entsteht in Ihrem Rechnungsprogramm, etwa sevDesk oder Lexware Office, und geht von allein hinaus. Belege landen dort, wo Ihre Buchhaltung sie braucht, bei einem Steuerbüro mit DATEV zum Beispiel über die DATEV Upload Mail.
Offene Angebote werden nach einigen Tagen freundlich nachgefasst. Nach einem abgeschlossenen Auftrag kommt die Bitte um eine Google-Bewertung, was Ihrem Unternehmensprofil auf Dauer hilft.
Ein Malerbetrieb mit vier Mitarbeitenden bekommt um 21:40 Uhr eine Anfrage über seine Website. Der Kunde erhält sofort eine Bestätigung mit einem Link, über den er einen Termin für die Besichtigung bucht, und am Vortag eine Erinnerung. Nach der Besichtigung schreibt der Meister das Angebot wie gewohnt in Lexware Office. Es geht mit den AGB des Betriebs hinaus, der Kunde nimmt per Klick an und bekommt die Auftragsbestätigung. Nach der Arbeit folgt die Rechnung mit Zahlungslink, der Beleg geht über die DATEV Upload Mail an das Steuerbüro, und zwei Wochen später kommt die Bitte um eine Bewertung. Im Büro hat niemand etwas abgetippt.
Die Abläufe laufen über den Automatisierungsdienst Make, der mit sehr vielen Programmen fertige Verbindungen hat. Dazu gehören E-Mail mit Gmail, Google Workspace oder Microsoft 365, jedes übliche Postfach über IMAP und SMTP, Kalender wie Google Kalender, Outlook, Calendly oder Cal.com, Rechnungsprogramme wie sevDesk, Lexware Office, easybill, Billomat und FastBill, die Handwerkersoftware HERO, Zahlungsdienste wie Stripe, PayPal, Mollie und GoCardless sowie Websites mit WordPress, Wix oder Webflow.
Für einige verbreitete Programme gibt es keine offene Schnittstelle, darunter manche Handwerkerprogramme und Desktop-Versionen älterer Buchhaltungssoftware. Dort prüfen wir vorher, was möglich ist, und machen ein eigenes Angebot.
Alles läuft auf Ihren Namen und in Ihren eigenen Konten. Sie geben uns Zugang über Einladungen oder Schnittstellenschlüssel, nicht über Passwörter. Ihre AGB und Rechtstexte stellen Sie bereit, denn wir binden ausschließlich Ihre eigenen Texte ein. Und Ihre Leistungen und Preise legen Sie selbst in Ihren Programmen an, weil nur Sie sie genau kennen. Wo das geht, zeigen wir Ihnen gern.
Sie kreuzen in einem kurzen Fragebogen an, was von allein laufen soll, und wählen Ihre Programme aus einer Liste. Danach bekommen Sie Ihr Angebot per E-Mail, mit festem Preis, wenn wir Ihre Programme direkt anbinden können. Auf Wunsch gehen wir alles in einem kurzen Gespräch durch. Nach dem Auftrag erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Zugänge. Die Einrichtung dauert in der Regel zehn Werktage, danach testen wir gemeinsam, und erst nach Ihrer Abnahme gehen die Abläufe in Betrieb. Die monatliche Betreuung ist monatlich kündbar.
Unser eigenes Büro arbeitet genau so: Wer bei uns ein Angebot anfordert, bekommt es nach wenigen Minuten per E-Mail, die Auftragsbestätigung mit AGB folgt automatisch, und auch Kündigungen werden sofort bestätigt. Mehr dazu auf der Seite Automatisierung.
Meist nicht. Die Abläufe verbinden die Programme, die Sie schon nutzen, etwa Outlook oder Gmail, Google Kalender, sevDesk, Lexware Office oder Stripe. Nur wenn für einen Bereich noch gar kein Programm da ist, empfehlen wir eines.
Ihnen. Alle Konten laufen auf Ihren Betrieb, auch das Konto beim Automatisierungsdienst Make. Sie laden uns als Nutzerin ein und können den Zugang jederzeit wieder beenden. Passwörter brauchen wir nicht.
Ja, und nur diese. In Angebote, Auftragsbestätigungen und Verträge binden wir ausschließlich Ihre eigenen AGB und Rechtstexte ein. Wir erstellen und prüfen keine Rechtstexte, das bleibt bei Ihnen und Ihrer Rechtsberatung.
In der Regel zehn Werktage. Die Zeit beginnt, sobald alle Zugänge da sind und Sie Ihre Leistungen und Preise in Ihren Programmen angelegt haben. Danach testen wir etwa eine Woche gemeinsam, bevor die Abläufe in Betrieb gehen.
Das hängt davon ab, wie viele Bereiche Sie automatisieren und welche Programme Sie nutzen. Nach dem Fragebogen bekommen Sie ein Angebot mit festem Preis für Einrichtung und monatliche Betreuung, sofern wir Ihre Programme direkt anbinden können. Die Gebühren Ihrer eigenen Konten zahlen Sie direkt an die Anbieter.
Gerade dort. Wer das Büro bisher abends selbst erledigt, gewinnt die meiste Zeit zurück. Schon ein einzelner Bereich, etwa die sofortige Bestätigung jeder Anfrage oder die Terminbuchung, entlastet spürbar.
Der Fragebogen dauert etwa zwei Minuten. Danach wissen Sie, welche Bereiche sich bei Ihnen lohnen und was die Einrichtung kostet.